W Instytucie Dendrologii Polskiej Akademii Nauk sprawy załatwiane są zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Wnioski i sprawy do załatwienia przyjmowane są przez sekretariat Instytutu w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty, faksu lub w sposób elektroniczny.
Sprawy zgłaszane do Instytutu są na bieżąco rejestrowane w sekretariacie i przydzielane przez Dyrektora Instytutu do załatwienia odpowiednim komórkom organizacyjnym.
Sprawy, dotyczące udostępnienia informacji publicznych rozpatrywane są zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

System kancelaryjny
W Instytucie Dendrologii Polskiej Akademii Nauk obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
W komórkach organizacyjnych w oparciu o rzeczowy wykaz akt prowadzone są spisy spraw, w których rejestrowane są chronologicznie wszystkie sprawy.
Akta spraw zakończonych przechowywane są w komórce organizacyjnej do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a po upływie następnego roku kalendarzowego przekazywane są do archiwum zakładowego.