OGŁOSZENIE
O ZAMÓWIENIU NA WYKONANIE USŁUGI
(zaproszenie do składania ofert)
prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 793) o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000 zł netto.
I. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowe przygotowanie, druk i dostawa monografii naukowej w szacowanej liczbie 250 egzemplarzy (zakres gwarantowany) oraz możliwość zlecenia dodruku dodatkowych egzemplarzy w ramach prawa opcji.
2. Harmonogram i tryb współpracy
- przedmiot zamówienia składa się z dwóch zakresów:
• zamówienie podstawowe (gwarantowane): obejmujące wykonanie całości prac przygotowawczych oraz druk i dostawę bazowego nakładu w liczbie 250 egzemplarzy monografii. Zamawiający zobowiązuje się do realizacji i opłacenia tego zakresu w całości w kwocie wskazanej w pkt 1 Formularza ofertowego.
• zamówienie objęte prawem opcji: obejmujące możliwość zlecenia przez Zamawiającego dodatkowego dodruku i dostawy egzemplarzy monografii w liczbie od 50 do 150 sztuk (na warunkach określonych w pkt 2 Formularza ofertowego, co stanowi do 60% liczby egzemplarzy nakładu podstawowego); łączna liczba egzemplarzy zleconych w ramach wszystkich oświadczeń Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji nie może przekroczyć 150 sztuk,
• realizacja etapowa: sukcesywne przekazywanie partii materiału przez Zamawiającego
od 27.07.2026 r.,
• na każdym etapie zgłaszanie poprawek na bieżąco do przekazanych partii,
• wykonanie całości zadania wraz z dostarczeniem materiałów do siedziby Zamawiającego na koszt Wykonawcy do 05.10.2026 r.,
• wynagrodzenie za realizację zamówienia podstawowego ma charakter ryczałtowy, natomiast wynagrodzenie za realizację prawa opcji zostanie ustalone na podstawie liczby faktycznie zamówionych i odebranych dodatkowych egzemplarzy oraz ceny jednostkowej wskazanej w ofercie Wykonawcy,
• Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji polegające na możliwości zlecenia Wykonawcy dodruku oraz dostawy dodatkowych egzemplarzy monografii w liczbie od 50 do 150 sztuk,
• dodruk w ramach prawa opcji realizowany będzie na podstawie gotowych plików produkcyjnych przygotowanych w etapie podstawowym, przy zachowaniu tożsamej specyfikacji technicznej druku i oprawy,
• uruchomienie prawa opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia odszkodowawcze w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub w części,
• Zamawiający może skorzystać z prawa opcji jednorazowo lub wielokrotnie, w okresie do 12 miesięcy od dnia odbioru nakładu podstawowego, przy czym pojedyncze zlecenie obejmować będzie każdorazowo minimum 50 sztuk egzemplarzy monografii,
• Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze skorzystania z prawa opcji w formie pisemnej (lub e-mailowej), wskazując dokładną liczbę zamawianych dodatkowo sztuk. Wykonawca zrealizuje dodruk w terminie do 21 dni roboczych od momentu zgłoszenia.
3. Podstawowy zakres prac
• opracowanie redakcyjne tekstu (ok 2 800 000 (dwa miliony osiemset tysięcy) słownie w odniesieniu do znaków (ze spacjami),
• przygotowanie projektu graficznego,
• wybór, przygotowanie i obróbkę ilustracji (Wykonawca dokona selekcji materiału ilustracyjnego spośród około 1000 zdjęć udostępnionych przez Zamawiającego, a następnie wykona skanowanie i retusz docelowych około 150 ilustracji wybranych do publikacji),
• skład i łamanie,
• próbny wydruk i udostępnienie Zamawiającemu 30 zdjęć,
• wykonanie dwóch korekt,
• nadanie numeru ISBN Wykonawcy,
• przygotowanie plików drukarskich,
• druk i oprawę,
• dostawę do siedziby Zamawiającego,
• przygotowanie pliku w wersji cyfrowej do prezentacji na stronie internetowej Zamawiającego,
• przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych.
Specyfikacja techniczna druku:
• format B5 (165×235 mm),
• druk 4+4,
• papier offsetowy 90 g,
• objętość około 1100 stron gotowej publikacji,
• oprawa twarda, szyto-klejona, tektura 2,5 mm, grzbiet zaokrąglony, kapitałka i tasiemka,
• okleina druk 4+0+folia matowa antiscratch + lakier UV wybiórczo,
• wyklejki druk 4+0,
• nakład podstawowy 250 sztuk.
II. Warunki udziału w postępowaniu
1. Zdolność techniczna i zawodowa – doświadczenie Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonali co najmniej jedną usługę polegającą na wydaniu monografii, spełniającej łącznie następujące warunki:
1) publikacja posiadała nadany numer ISBN Wykonawcy,
2) objętość publikacji wynosiła co najmniej 500 stron,
3) zakres prac Wykonawcy obejmował co najmniej:
a) opracowanie redakcyjne tekstu,
b) redakcję i korektę
c) przygotowanie do druku oraz wydruk materiałów,
d) usługa została wykonana należycie, co zostanie potwierdzone stosownymi dokumentami (np. referencjami, protokołem odbioru).
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych usług lub inny dokument zawierający co najmniej:
1) tytuł publikacji,
2) liczbę stron,
3) numer ISBN,
4) zakres wykonanych prac,
5) wskazanie podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana,
6) datę realizacji,
7) dowody potwierdzające należyte wykonanie usługi.
Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca znajdował się w ministerialnym wykazie wydawnictw publikujących recenzowane monografie naukowe.
III. Kryteria oceny ofert
1) Jedynym kryterium oceny ofert jest łączna maksymalna wartość oferty brutto (zamówienie podstawowe + maksymalna opcja).
2) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą łączną maksymalną wartością oferty brutto.
IV. Prawa autorskie i licencyjne
Przedmiot zamówienia obejmuje zobowiązanie Wykonawcy do przeniesienia na Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia za wykonanie zamówienia, autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w związku z realizacją zamówienia, na cały okres trwania autorskich praw majątkowych, bez ograniczeń terytorialnych, na następujących polach eksploatacji:
utrwalanie i zwielokrotnianie utworów w całości lub w części, dowolną techniką, w szczególności techniką drukarską, reprograficzną i cyfrową, na wszelkich nośnikach;
wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy, na których utwory utrwalono;
publiczne wystawianie, wyświetlanie i odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności za pośrednictwem Internetu i stron internetowych Zamawiającego;
wykorzystywanie utworów, w całości lub w części, w działalności naukowej, edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej Zamawiającego oraz w materiałach związanych z tą działalnością.
Szczegółowe zasady przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do ogłoszenia.
V. Komunikacja
1) Kanał komunikacji: e-mail i/lub współdzielona przestrzeń (folder projektu).
VI. Postanowienia dodatkowe
1) Brak spełnienia warunków udziału skutkował będzie odrzuceniem oferty.
2) Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z zaprojektowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym koszty związane z przeniesieniem autorskich praw majątkowych i praw zależnych.
3) Poufność/RODO: Wykonawca zachowuje poufność materiałów; przetwarzanie danych zgodne z RODO.
4) Gwarancja jakości: usunięcie ujawnionych błędów redakcyjnych, językowych, korektorskich, składu, łamania, przygotowania materiałów do druku oraz wad produkcyjnych wykrytych w ciągu 30 dni od odbioru końcowego (jeśli wynikają z winy Wykonawcy).
5) Termin związania ofertą – do 27.07.2026 r.
6) Termin wykonania usługi do 5 października 2026 r.
7) Oferty wg wzoru stanowiącego zał. nr 1, powinny zawierać proponowaną cenę
na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
8) Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu
zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie
wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT niezgodnej z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług spowoduje odrzucenie oferty spowoduje odrzucenie oferty.
9) Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 25 000,00 zł netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 25 000,00 zł netto).
10) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
11) Miejsce składania ofert: Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa wydanie monografii znak sprawy: DAZ.2540.516.2026 w budynku „A”, pok. A103 (w sekretariacie) Instytutu Dendrologii PAN, ul. Parkowa 5, 62-035 Kórnik, lub przesłać na adres:
12) Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest mgr inż. Radosław Rakowski tel. 575 771 655; e-mail:
w godzinach od 730 do 1530.
Załączniki:
Nr 1 wzór oferty,
Nr 2 wzór umowy,
Nr 3 klauzula RODO,
Nr 4 wzór protokołu.
Nr 5 Oświadczenie o prawach autorskich
Kórnik 13.07.2026 r.