OGŁOSZENIE
O ZAMÓWIENIU NA WYKONANIE USŁUGI
(zaproszenie do składania ofert)
Odpowiedź na pytanie dotyczące treści ogłoszenia
prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 793.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000 zł netto.
I. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest opracowanie redakcyjne wraz z korektą językową, wydaniem oraz dostawa do siedziby Zamawiającego materiałów konferencyjnych w języku polskim, zawierających również treści w języku angielskim z konferencji naukowej pn: „3. Konferencja naukowa „Drzewa i lasy w zmieniającym się środowisku””.
Gwarantowany zakres zamówienia 150 egzemplarzy z zastrzeżeniem zwiększenia nakładu do 200 egzemplarzy w ramach prawa opcji.
1. Szczegółowy opis zamówienia:
• redakcja i adiustacja językowa tekstu naukowego w języku polskim i angielskim,
• wykonanie korekty pierwszej i drugiej (poprawienie wszelkich błędów językowych,
ze szczególnym uwzględnieniem poprawności stylistycznej, ortograficznej, interpunkcyjnej, fleksyjnej, logicznej itd.;),
• konsultacje z przedstawicielem Zamawiającego w trakcie pracy redakcyjnej, jeśli zajdzie taka potrzeba,
• sprawdzenie, czy w tekście są powołania do wszystkich tabel i rysunków,
• opracowanie graficzne,
• projekt okładki zostanie udostępniony przez Zamawiającego,
• skład i łamanie tekstu,
• redakcja techniczna,
• komputerowe przygotowanie ilustracji do druku,
• nadanie numeru ISBN Wykonawcy,
• wydruk i dostawa 150 egzemplarzy do siedziby Zamawiającego,
• zamówienie podstawowe (gwarantowane): obejmujące wykonanie całości prac przygotowawczych oraz druk i dostawę bazowego nakładu w liczbie 150 egzemplarzy.
• Zamawiający zobowiązuje się do realizacji i opłacenia tego zakresu w całości w kwocie wskazanej w pkt 1 Formularza ofertowego.
• zamówienie objęte prawem opcji: obejmujące możliwość zwiększenia nakładu do 200 egzemplarzy łącznie przez Zamawiającego na warunkach określonych w pkt 2 Formularza ofertowego.
• Zwiększenie nakładu w ramach prawa opcji realizowany będzie na podstawie gotowych plików produkcyjnych przygotowanych w etapie podstawowym, przy zachowaniu tożsamej specyfikacji technicznej druku i oprawy,
• uruchomienie prawa opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia odszkodowawcze w przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w całości lub w części,
• Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze skorzystania z prawa opcji w formie pisemnej (lub e-mailowej), do 30 września 2026 r. Wykonawca zrealizuje dodruk w terminie do 9 października.
• Zamawiający wymaga, żeby publikacja została wydana z licencją Creative Commons.
2. Specyfikacja techniczna druku:
• nakład: 150 egz., (gwarantowane)
• format: B5, pionowo,
• objętość gotowej publikacji: około 200 stron (+-20 stron),
• druk wnętrza: około 20 stron barwnych (+-5), reszta druk czarny
• papier: offsetowy: 80 g,
• okładka: karton 240 g, druk 4+0 + folia,
• oprawa: miękka, klejona.
3. Harmonogram i tryb współpracy
• realizacja etapowa: przekazanie 70% (+- 5%) partii materiału w dniu podpisania umowy., pozostała część sukcesywnie do 25 września 2026,
• na każdym etapie zgłaszanie poprawek na bieżąco do przekazanych partii,
• wykonie całości zadania wraz z dostarczeniem materiałów do siedziby Zamawiającego na koszt Wykonawcy do 09.10.2026 r. do godziny 14:00.
II. Warunki udziału w postępowaniu
1. Zdolność techniczna i zawodowa – doświadczenie Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonali co najmniej jedną usługę polegającą na wydaniu publikacji naukowej
w języku polskim i języku angielskim, spełniającej łącznie następujące warunki:
1) publikacja posiadała nadany numer ISBN,
2) objętość publikacji wynosiła co najmniej 100 stron.
3) zakres prac Wykonawcy obejmował co najmniej:
a) opracowanie redakcyjne tekstu,
b) redakcję i korektę językową (proofreading i editing) native speakera języka angielskiego,
c) przygotowanie do druku oraz wydruk materiałów,
d) usługa została wykonana należycie, co zostanie potwierdzone stosownymi dokumentami (np. referencjami, protokołem odbioru).
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych usług wraz
z podaniem:
1) tytułu publikacji,
2) liczby stron,
3) numeru ISBN,
4) zakresu wykonanych prac,
5) podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana,
6) daty realizacji,
7) oraz załączy dowody potwierdzające należyte wykonanie usługi.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca znajdował się w ministerialnym wykazie wydawnictw publikujących recenzowane materiały konferencyjne.
2. Zdolność techniczna i zawodowa – potencjał kadrowy
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponować na etapie realizacji zamówienia co najmniej jedną osobą będącą native speakerem języka angielskiego, która:
1) posiada doświadczenie w zakresie tłumaczeń z dziedziny leśnictwa/ochrony środowiska/biologii/ekologii,
2) posiada doświadczenie w redakcji lub korekcie tekstów naukowych w języku angielskim.
Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca przedstawi wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z informacją o:
1) doświadczeniu zawodowym,
2) zakresie czynności przewidzianych przy realizacji zamówienia.
III. Kryteria oceny ofert
1) Jedynym kryterium oceny ofert jest łączna maksymalna wartość oferty brutto (zamówienie podstawowe + maksymalna opcja).
2) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą łączną maksymalną wartością oferty brutto.
IV. Prawa autorskie i licencyjne
Przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych (pola eksploatacji: utrwalanie, zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, udostępnianie
w Internecie, publiczne wyświetlanie i odtwarzanie, użycie w materiałach promocyjnych) bez ograniczeń terytorialnych i czasowych.
V. Odbiór, weryfikacja jakości i komunikacja
1) Wykonawca zobowiązany do zapewnienia spójności makro-layoutu (siatki, rytmu typograficznego, hierarchii nagłówków) w całym dokumencie.
2) Kanał komunikacji: e-mail i/lub współdzielona przestrzeń (folder projektu).
VI. Postanowienia dodatkowe
1) Brak spełnienia warunków udziału w postępowaniu skutkował będzie odrzuceniem oferty.
2) Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z zaprojektowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym koszty związane z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz koszty dostawy.
3) Poufność/RODO: Wykonawca zachowuje poufność materiałów; przetwarzanie danych zgodne
z RODO.
4) Gwarancja jakości: usunięcie ujawnionych błędów merytorycznych/składu wykrytych w ciągu 5 dni od momentu dostawy (jeśli wynikają z winy Wykonawcy).
5) Termin związania ofertą – 7 dni, tj. do 16.09.2026 r.
6) Termin wykonania usługi: do 09.10.2026 r.
7) Oferty wg wzoru stanowiącego zał. nr 1, powinny zawierać proponowaną cenę
na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
8) Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena powinna obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku od towarów i usług (VAT) niezgodnej z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, może skutkować odrzuceniem oferty. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
9) Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 25 000,00 zł netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 25 000,00 zł netto).
10) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
11) Miejsce składania ofert: Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na wydanie materiałów konferencyjnych, znak sprawy: DAZ.2540.651.2026” w budynku „A”, pok. A103 (w sekretariacie) Instytutu Dendrologii PAN, ul. Parkowa 5,
62-035 Kórnik, lub przesłać na adres:
12) Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest Wiesław Płócieniak tel. 601 857 261; e-mail:
Dyrektor Instytutu Dendrologii
Polskiej Akademii Nauk
prof. dr hab. inż. Andrzej M. Jagodziński,
członek korespondent PAN
Złączniki:
Nr 1 wzór oferty,
Nr 2 wzór umowy,
Nr 3 klauzula RODO,
Nr 4 wzór protokołu.
Nr 5 Oświadczenie o prawach autorskich
Kórnik 02.09.2026 r.