Najczęściej zadawane pytania / Frequently asked question

1. Kto może korzystać z samochodu służbowego będącego własnością Instytutu Dendrologii? / Who can use a company car owned by the Institute of Dendrology?

PL: Z samochodu służbowego może korzystać pracownik Instytutu posiadający aktualne badania lekarskie w zakresie prowadzenia samochodów oraz zgodę na kierowanie samochodami służbowymi wydaną przez Dyrektora Instytutu.

EN: An employee of the Institute who has a valid medical examination certificate for driving and permission to drive company cars issued by the Director of the Institute may use a company car.

2. Jak uzyskać zgodę na wyjazd w podróż służbową samochodem prywatnym? / How do I obtain permission to travel on a business trip in my private car?

PL: Zgodę na użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych uzyskuje się u Dyrektora Instytutu po wcześniejszym sprawdzeniu i uzyskaniu adnotacji w Dziale Administracyjnym na temat dostępności samochodów służbowych w dniu planowanego wyjazdu. Po uzyskaniu zgody pracownik zobowiązany jest podpisać umowę na użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych, zawartej pomiędzy pracownikiem a Instytutem, przygotowanej przez Dział Administracyjny.

EN: Permission to use a private car for business purposes is obtained from the Director of the Institute after prior verification and obtaining a note from the Administration Department regarding the availability of company cars on the day of the planned trip. After obtaining consent, the employee is required to sign an agreement for the use of a private car for business purposes, concluded between the employee and the Institute, prepared by the Administration Department.

3. Czy mogę zabrać do domu sprzęt będący własnością Instytutu? / May I take home equipment that belongs to the Institute?

PL: Tak. W tym celu należy wypełnić REWERS dostępny na stronie internetowej Instytutu po zalogowaniu się na konto użytkownika w zakładce druki do pobrania -> Dział Administracyjny. REWERS należy dostarczyć do Działu Administracyjnego, który przedłoży dokument Dyrektorowi Instytutu. Po otrzymaniu zgody pracownik własnoręcznym podpisem potwierdza odbiór wypożyczonego sprzętu.

EN: Yes. To do so, please fill in the REVERSAL FORM available on the Institute's website after logging into your user account in the downloadable forms tab -> Administration Department. The REVERSAL FORM should be delivered to the Administration Department, which will submit the document to the Director of the Institute. After receiving approval, the employee confirms receipt of the borrowed equipment with their handwritten signature.

4. Gdzie znajdę wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego? / Where can I find the application form for initiating public procurement proceedings?

PL: Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego dostępny jest na stronie internetowej Instytutu po zalogowaniu się na konto użytkownika w zakładce druki do pobrania
->Dział Administracyjny.

EN: The application for initiating public procurement proceedings is available on the Institute's website after logging into your user account in the downloadable forms tab ->Administration Department.

5. Jak oszacować szacunkową wartość zamówienia publicznego niezbędną do złożenia wniosku o zamówienie? /How to estimate the approximate value of a public contract necessary to submit a tender application?

PL: Zgodnie z treścią art. 36 PZP ustalenia wartości zamówienia dokonuje się:

• nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi,
• nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością, przez którą - zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie cywilnym - należy rozumieć staranności ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, przy uwzględnieniu charakteru prowadzonej działalności.

Aby określić szacunkową wartość dostaw lub usług można np.: zwrócić się do wykonawców o wstępną wycenę usługi, skorzystać z informacji zamieszczonych na stronach internetowych, skorzystać z wiedzy profesjonalnego podmiotu zajmującego się wyceną danego rodzaju usług, wycenić je na podstawie wcześniej zrealizowanych dostaw lub usług.

EN: Pursuant to Article 36 of the Public Procurement Law, the value of the contract shall be determined:

• no earlier than 3 months before the date of commencement of the procurement procedure, if the subject of the contract is supplies or services,
• no earlier than 6 months before the date of commencement of the procurement procedure, if the subject of the contract is construction works.

The basis for determining the contract value is the total estimated remuneration of the contractor without value-added tax, determined with due diligence, which, according to the definition contained in the Civil Code, should be understood as the diligence generally required in relations of this type, taking into account the nature of the business activity.

To determine the estimated value of supplies or services, it is possible, for example, to ask contractors for a preliminary valuation of the service, use information posted on websites, use the knowledge of a professional entity involved in the valuation of a given type of service, or value them based on previously completed supplies or services.

6. Gdzie znajdę numery służbowych telefonów komórkowych do pracowników Instytutu? / Where can I find the work cell phone numbers to employees?

PL: Numery służbowych telefonów komórkowych pracowników znajdują się na stronie internetowej Instytutu, pod adresem wraz z innymi danymi kontaktowymi.

EN: Employees' work cell phone numbers can be found on the Institute's website along with other contact details.

1. Otrzymałam/em zwolnienie lekarskie ZUS ZLA, ile będzie wynosić moje wynagrodzenie za ten okres? / I have received a ZUS ZLA sick leave certificate. How much will my salary be for this period?

PL: Pracownik, który nie świadczy pracy, ma prawo do wynagrodzenia za okres czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Podstawę wymiaru świadczenia dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone:

- za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo

- za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

Wynagrodzenie za okres czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą wynosi 80% podstawy wymiaru. Jeśli pracownik będzie niezdolny do pracy z powodu wypadku przy pracy, choroby w trakcie ciąży lub podda się badaniom dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów lub zabiegowi ich pobrania – wynagrodzenie chorobowe wynosi 100% podstawy wymiaru.

EN: An employee who is unable to work is entitled to remuneration for the period of temporary incapacity for work due to illness. The basis for calculating the employee's benefit is the average monthly remuneration paid:

- for the 12 calendar months preceding the month in which the incapacity for work arose, or

- for the full calendar months of insurance, if the incapacity for work arose before the end of 12 calendar months of insurance.

The remuneration for the period of temporary incapacity for work due to illness is 80% of the basis for calculation. If an employee is unable to work due to an accident at work, illness during pregnancy, or undergoes tests for candidates for cell, tissue, and organ donors or a procedure to collect them, the sick pay is 100% of the basis for calculation.

 2. Czy co roku musze składać nowy PIT-2? / Do I have to submit a new PIT-2 form every year?

PL: Formularz PIT-2 składa się zazwyczaj tylko raz, zaraz po podjęciu pracy u danego pracodawcy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by złożyć go w dowolnym innym momencie, kiedy tylko zaistnieje jakakolwiek zmiana wymagająca zgłoszenia.

EN: The PIT-2 form is usually submitted only once, immediately after starting work with a given employer, but there is nothing to prevent you from submitting it at any other time, whenever there is a change that requires notification.

3. Czy muszę głosić, że moje dziecko, które ukończyło 18 rok życia i korzysta z mojego ubezpieczenia zdrowotnego zakończyło naukę lub podjęło zatrudnienie? / Do I need to report that my child, who is over 18 and covered by my health insurance, has finished school or started working?

PL: Zdecydowanie Tak. W sytuacji zakończenia nauki bądź podjęcia zatrudnienia wygasa prawo członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.  W ciągu 7 dni należy poinformować o tym płatnika (Instytut Dendrologii PAN) celem wyrejestrowania członka rodziny. Zgłaszając członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego każdy z pracowników podpisuje zobowiązanie:

„Zobowiązuję się do bezzwłocznego poinformowania zakładu pracy o wszelkich zaistniałych zmianach oraz dostarczania (z początkiem każdego nowego roku szkolnego) zaświadczenia o pobieraniu nauki przez dziecko powyżej 18 roku życia”.

EN: Definitely yes. When a family member finishes their education or starts employment, their right to health insurance expires.  The payer (the Institute of Dendrology of the Polish Academy of Sciences) must be notified within 7 days to deregister the family member. When registering a family member for health insurance, each employee signs a commitment:

“I undertake to immediately inform my employer of any changes and to provide (at the beginning of each new school year) a certificate of education for children over 18 years of age.”

4. Jak rozliczyć inne wydatki związane z podróżą służbową? / How to report other expenses related to business travel?

PL: Inne wydatki takie jak opłaty za autostradę lub parkingi, które są w formie paragonu fiskalnego należy ująć  przy rozliczeniu w pozycji „ Inne wydatki wg załączników”.

Każdy dokument potwierdzający taki wydatek należy złożyć do sekretariatu. Tak samo wygląda postępowanie w przypadku faktur lub rachunków dotyczących noclegów.

Inne dokumenty, które nie są fakturą lub paragonem fiskalnym należy dołączyć bezpośrednio do druku delegacji.

EN: Other expenses, such as highway tolls or parking fees, which are in the form of a fiscal receipt, should be included in the settlement under “Other expenses according to attachments.”

Each document confirming such an expense should be submitted to the secretariat. The same applies to invoices or bills for accommodation.

Other documents that are not invoices or fiscal receipts should be attached directly to the business trip form.

5. Jakie są aktualne stawki obowiązujące przy rozliczeniu delegacji? / What are the current rates applicable to business trip settlements?

PL: Od 1 stycznia 2023 r. na podstawie Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z  dnia 25 października 2022 aktualnie obowiązujące należności z tytułu podróży służbowej krajowej przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wyglądają następująco:

 Rachunek za nocleg dotyczący delegacji krajowej za jedną dobę hotelową nie może być wyższy niż 900 zł.

EN: From January 1, 2023, based on the Regulation of the Minister of Family and Social Policy of October 25, 2022, the currently applicable domestic business travel allowances for employees of state or local government budgetary units are as follows:

The accommodation bill for a national business trip for one hotel night cannot exceed PLN 900.

1. Gdzie można kierować zapytania dotyczące działalności promocyjnej Instytutu? / Where can I send enquiries regarding the Institute's promotional activities?

PL: Zapytania dotyczące promocji, mediów społecznościowych ID PAN, wykorzystania grafik, fotografii lub logo ID PAN, jak również oferty współpracy dotyczącej mediów czy innych rodzajów popularyzacji należy kierować na adres mailowy: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

EN: Enquiries regarding promotion, ID PAN social media, use of graphics, photographs, or the ID PAN logo, as well as offers of cooperation regarding media or other types of popularisation, should be sent to the following email address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

2. Gdzie można pobrać logo ID PAN i jakie są zasady jego stosowania? / Where can I download the PAN ID logo and what are the rules for its use?

PL: Pliki z logo Instytutu można pobrać na stronie Internetowej ID PAN (O Instytucie > O nas > System identyfikacji wizualnej lub bezpośrednio pod linkiem. Logo ID PAN należy stosować zgodnie z zasadami opisanymi w "Zasadach użycia logo"
Przy wykorzystaniu logo ID PAN wymagana jest akceptacja weryfikująca jego poprawne użycie. Materiały do weryfikacji należy przesłać na adres mailowy: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

EN: Files with the Institute's logo can be downloaded from the ID PAN website (About the Institute > About us > Visual identification system or directly. The ID PAN logo should be used in accordance with the rules described in the ‘Rules for using the logo’. When using the ID PAN logo, approval is required to verify its correct use. Materials for verification should be sent to the following email address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

3. Gdzie można znaleźć informacje o Instytucie i jego działalności? / Where can I find information about the Institute and its activities?

PL: Informacje o Instytucie można znaleźć przede wszystkim na jego oficjalnej stronie internetowej www.idpan.poznan.pl, dostępnej w języku polskim oraz języku angielskim. 
Instytut prowadzi działalność popularyzatorską również poprzez aktualizowanie swojego profilu w serwisie Facebook i w serwisie YouTube
Poza tym, Arboretum Instytutu Dendrologii PAN posiada swój indywidualny profil na Facebooku.
Działalność ID PAN obejmuje również własne wydawnictwo czasopisma "Dendrobiology" 

EN: Information about the Institute can be found primarily on its official website www.idpan.poznan.pl, available in Polish and English.
The Institute also promotes its activities by updating its profile on Facebook and YouTube
In addition, the Arboretum of the Institute of Dendrology of the Polish Academy of Sciences has its own Facebook profile.
The activities of the Institute of Dendrology of the Polish Academy of Sciences also include its own publication of the journal ‘Dendrobiology’

4. Czy sprawozdania z działalności ID PAN są ogólnodostępne? / Are reports on the activities of the ID PAS publicly available?

PL: Tak, sprawozdania dostępne są w naszej Bibliotece, a także na stronie internetowej ID PAN w zakładce „O nas” – „sprawozdania”.

EN: Yes, the reports are available in our Library and on the ID PAN website under the tab ‘About us’ – ‘Reports’.

5. Gdzie można znaleźć informacje dotyczące wymaganych dokumentów w postępowaniu o nadanie stopnia doktora? / Where can I find information about the documents required for doctoral degree proceedings?

PL: Na naszej stronie internetowej, w zakładce „Rada Naukowa” – „stopnie naukowe” dostępny jest „Regulamin przeprowadzania postępowania nadania stopnia doktora w Instytucie Dendrologii PAN” w tym także wszystkie wymagane załączniki do pobrania

EN: On our website, under the tab ‘Scientific Council’ – ‘academic degrees’, you can find the ‘Regulations for conducting doctoral degree award proceedings at the Institute of Dendrology of the Polish Academy of Sciences’, including all required attachments available for download.

6. Gdzie kierować wiadomości dot. spraw Poznańskiej Szkoły Doktorskiej? / To whom should I send messages regarding matters related to the Poznań Doctoral School? 

PL: Wiadomości należy kierować na adres email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

EN: All messages should be sent to the following email address: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

1. Czas pracy, nieobecności. / Working time, absences

1.1. Jak mogę zgłosić urlop wypoczynkowy? / How can I report holiday leave?

PL: Urlop wypoczynkowy można zgłosić na dwa sposoby:

- Wersja papierowa – po wcześniejszej akceptacji bezpośredniego przełożonego. Podpisany wniosek należy przekazać do specjalisty ds. kadr.

- Wersja mailowa – wiadomość należy wysłać do bezpośredniego przełożonego oraz dyrektora, a także do wiadomości specjalisty ds. kadr, w celu prawidłowego odnotowania urlopu w dokumentacji.

Urlop uznaje się za udzielony po uzyskaniu akceptacji przełożonego i dyrektora.

EN: There are two ways to request holiday leave:

- Paper version – after prior approval by your immediate superior. The signed request should be submitted to the HR specialist.

- Email version – the message should be sent to your immediate superior and director, as well as to the HR specialist, to correctly record the leave in the documentation corectly.

Leave is considered granted after approval by your superior and the director.

1.2. Ile dni urlopu mi przysługuje? / How many days of holiday am I entitled to?

PL: Pracownikom naukowym przysługuje 36 dni urlopu rocznie, pozostałym pracownikom przysługuje 20 lub 26 dni urlopu rocznie – w zależności od stażu pracy.

EN: Research employees are entitled to 36 days of holiday per year, while other employees are entitled to 20 or 26 days of holiday per year, depending on their seniority.

1.3. Jak zgłosić zwolnienie lekarskie (L4)? / How to report sick leave (Form L4)?

PL: Zwolnienia lekarskie w formie e-ZLA przekazywane są automatycznie do pracodawcy. Pracownik ma obowiązek powiadomić pracodawcę  o nieobecności w pracy.
Wynika to z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tym przepisem pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. A w sytuacjach nagłych, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy (np. choroba), pracownik ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

EN: Sick leave certificates in the form of e-ZLA are automatically forwarded to the employer. The employee is obliged to notify the employer of their absence from work.
This is based on § 2 of the Regulation of the Minister of Labour and Social Policy of 15 May 1996 on the manner of justifying absence from work and granting employees leave of absence. According to this provision, the employee is obliged to notify the employer of the reason for and expected duration of their absence from work if the reason for the absence is known in advance or can be predicted. In urgent situations, if there are reasons preventing the employee from coming to work (e.g. illness), the employee is obliged to immediately notify the employer of the reason for their absence and the expected duration of their absence, but no later than on the second day of absence from work

2. Zaświadczenia / Certificates

2.1. Jak mogę uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu? / How can I obtain a certificate of employment?

PL: Zaświadczenia wydaje specjalista ds. kadr na wniosek pracownika. Wniosek można złożyć mailowo lub osobiście.

EN: Certificates are issued by the HR specialist at the employee's request. The request can be submitted by email or in person.

3. Doktoranci – stypendia, obecność, formalności / Doctoral students – scholarships, attendance, forms

3.1. Kiedy wypłacane są stypendia doktoranckie? / When are doctoral scholarships paid out?

PL: Stypendia wypłacane są zgodnie z umową stypendialną, do 10. dnia każdego miesiąca.

EN: Scholarships are paid in accordance with the scholarship agreement, by the 10th day of each month.

3.2. Jak uzyskać zaświadczenie o statusie doktoranta? / How to obtain a certificate of doctoral student status?

PL: Zaświadczenia wydaje specjalista ds. kadr na wniosek doktoranta. Wniosek można złożyć mailowo lub osobiście.

EN: Certificates are issued by the HR specialist at the request of the doctoral student. The request can be submitted by email or in person.

3.3. Czy nieobecność doktoranta należy zgłaszać? / Should a doctoral student's absence be reported? 

PL: Tak – zgodnie z regulaminem szkoły doktorskiej nieobecności powinny być uzgodnione z promotorem.

EN: Yes – according to the doctoral school regulations, absences should be agreed with the supervisor.

4. Medycyna pracy / Work medicine

4.1. Jak umówić się na badania wstępne/okresowe? / How to schedule preliminary/periodic examinations?

PL: Skierowanie wydaje specjalista ds. kadr. Badania odbywają się po wcześniejszym zarejestrowaniu u lekarza medycyny pracy, z którym współpracuje Instytut:

- Wielkopolskie Centrum Medycyny Pracy w Poznaniu ul. Poznańska 55A, tel.: 61 8467101

- Centrum Medyczne Medheart w Kórniku, ul. Armii Krajowej 27, tel.: +48 511 989 999

EN: The request is issued by HR specialist. The examinations take place after prior registration with an occupational medicine doctor who cooperates with the Institute:

- Wielkopolskie Centrum Medycyny Pracy w Poznaniu ul. Poznańska 55A, tel.: 61 8467101

- Centrum Medyczne Medheart w Kórniku, ul. Armii Krajowej 27, tel.: +48 511 989 999

5. Dane osobowe / Personal data

5.1. Jak zgłosić zmianę danych osobowych lub adresowych? / How to report a change in personal or address details?

PL: Zmiany należy zgłosić specjaliście ds. kadr na piśmie lub mailowo.

EN: Changes should be reported to the HR specialist in written form or by e-mail.

6. Sprawy związane z zakończeniem zatrudnienia / Matters related to employment termination

6.1. Jak wygląda procedura rozwiązania umowy? / What is the procedure for terminating the contract?

PL: Pracownik składa wypowiedzenie pisemnie u specjalisty ds. kadr.

EN: The employee submits their resignation in writing to the HR specialist

6.2. Kiedy otrzymam świadectwo pracy? / When will I receive my employment certificate?

PL: Świadectwo pracy wydawane jest w dniu zakończenia umowy lub najpóźniej w ciągu 7 dni, jeśli nie jest możliwe wcześniejsze przekazanie.

EN: Employment certificates are issued on the date of termination of the contract or within 7 days at the latest if it is not possible to issue them earlier.

6.3. Czy muszę rozliczyć się z mieniem pracodawcy? / Do I need to settle accounts with my employer's property?

PL: Tak – przed zakończeniem współpracy pracownik powinien dokonać wszystkich rozliczeń.

EN: Yes – before the end of the employment relationship, the employee should settle all accounts

7. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych / Company Social Benefits Fund

7.1. Ilu gwarantów potrzebuję, aby otrzymać pożyczkę mieszkaniową? / How many guarantors do I need to obtain a housing loan?

PL: Do uzyskania pożyczki mieszkaniowej wymaganych jest 2 gwarantów. Każdy gwarant musi być pracownikiem Instytutu.

EN: Two guarantors are required to obtain a housing loan. Each guarantor must be an employee of the Institute.

...