OGŁOSZENIE
O ZAMÓWIENIU NA WYKONANIE USŁUGI
(zaproszenie do składania ofert)
prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235
z późn. zm.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000 zł netto.
I. Przedmiot zamówienia:
Świadczenie usług polegających na obsłudze ruchu turystycznego.
Zadanie nr 1:
Osoba pełniąca funkcje kasjera, obowiązki: obsługa ruchu turystycznego, sprzedaż biletów, obsługa kasy fiskalnej, sprzedaż wydawnictw, weryfikacja biletów on-line, obsługa terminala płatniczego, tworzenie raportów kasowych, wydawanie kart wstępu, dostarczanie
i rozliczanie utargów sprzedaży, dostarczanie dokumentów związanych z fakturami, opłatami itd. związanymi z ruchem turystycznym, otwieranie i zamykanie wejścia turystycznego do Arboretum zlokalizowanego przy kasie, udzielanie informacji i obsługa turystów, prace porządkowe związane z otoczeniem punktu sprzedaży biletów (dbałość o estetykę punktu sprzedaży, np. wycieranie blatów, parapetów, szyb, zbieranie śmieci i nieczystości (również zwierzęcych) oraz zamiatanie chodnika w odległości ok 10 m od punktu sprzedaży, itp.). Sprzedaż wydawnictw, pobieranie, zwrot i rozliczanie się z wydanych wydawnictw i kart wstępu z Instytutem, weryfikacja biletów on-line. Wydawanie ulotek pełniących funkcje biletów pamiątkowych (do każdego paragonu w ilości odpowiadającej liczbie osób wchodzących do arboretum), zliczanie ilości biletów pamiątkowych, zliczanie liczby osób w ramach wejść bezpłatnych, przygotowywanie miesięcznych zestawień wewnętrznych (ilości zwiedzających, usług, ilości wejść w ramach karty wstępu dla mieszkańców i innych wejść grup bezpłatnych,
np. przedszkola, klasy z terenu Gminy Kórnik itd.).
• 3 osoby w okresie kwiecień-listopad, oraz jedna dodatkowa osoba wspierająca sprzedaż
w okresie wiosennych imprez edukacyjnych (około 15 kwietnia - 15 czerwca: brak możliwości wskazania minimalnej ilości godzin, ze względu na występowanie zależności
z terminem kwitnienia roślin);
• praca w dni robocze, a także w weekendy i święta, w godzinach powiązanych z godzinami otwarcia Arboretum (w marcu i listopadzie 10:00-16:00, październiku 10:00-17:00, kwietniu, lipcu, sierpniu, wrześniu 10:00-18:00, maju, czerwcu 10:00-19:00), rozpoczynająca się około pół godziny przed otwarciem i pół godziny po zamknięciu (uwzględniająca również szerszy zakres w przypadku okazjonalnych imprez, koncertów wykraczających poza godziny otwarcia), w zależności od potrzeb i harmonogramu obsługi sprzedaży;
• praca obejmuje również codzienne (w dni robocze) zdawanie utargów i przekazywanie dokumentów związanych z wystawianiem faktur w siedzibie Instytutu przy ul. Parkowej 5, do godziny 9:15 przed otwarciem Arboretum;
• łączna (obejmująca wszystkich kasjerów) miesięczna liczba godzin uzależniona od terminu i etapu sezonu turystycznego. W okresie kwiecień - czerwiec zapotrzebowanie wynosi ok. 400 roboczogodzin miesięcznie, lipiec-październik: 270 roboczogodzin miesięcznie,
w miesiącu listopadzie i marcu około 70 godzin miesięcznie (liczby te są szacunkowe
i zależą od przebiegu pogody). Razem zapotrzebowanie wynosi około 2 400 roboczogodzin rocznie;
• dla poszczególnych kasjerów zaangażowanie można oszacować na około 120-150 godzin miesięcznie/osoba (w okresie kwietnia - czerwca) do około 90-100 godzin miesięcznie/ osoba, w pozostałych miesiącach sezonu około 20-30 godzin na osobę w okresach rozpoczynających i kończących sezon (listopad), kiedy kasa pracuje głównie w weekendy. Dla osoby będących wsparciem pracy kas w sezonie wiosennym należy założyć około 50-60 godzin. Podział jest uzależniony od harmonogramów dyżurów pracy kas i od intensywności ruchu turystycznego i długości kwitnienia poszczególnych grup roślin niosących konieczność funkcjonowania jednocześnie większej liczby stanowisk kasowych.
Zadanie nr 2:
Osoba pełniąca rolę kontrolera, koordynatora ruchu turystycznego, obowiązki: kontrola biletów, wsparcie kasjera, nadzorowanie przepływu ruchu turystycznego, kontrola przestrzegania regulaminu Arboretum, udzielanie informacji, dystrybuowanie materiałów informacyjnych, otwieranie i zamykanie stanowisk kasowych, prace porządkowe związane
z punktem sprzedaży.
• zapotrzebowanie 1 osoba na cały okres sezonu turystycznego (kwiecień - listopad) oraz dodatkowo 2-3 osób ( kwiecień-maj-czerwiec);
• praca głównie w weekendy i święta, w godzinach powiązanych z godzinami otwarcia Arboretum (Arboretum czynne jest w godzinach: w marcu i listopadzie
10:00-16:00, październiku 10:00-17:00, kwietniu, lipcu, sierpniu, wrześniu 10:00-18:00, maju, czerwcu 10:00-19:00). Dokładny kalendarz pracy jest trudny do przewidzenia, zależny jest od sezonu wegetacji, intensywności ruchu turystycznego, ustalany wraz z kalendarzem imprez edukacyjnych;
• tryb pracy opierający się na równoległej pracy 2-3 osób w okresie kwiecień-maj- czerwiec oraz jednej osoby w pozostałych okresach sezonu;
• zaangażowanie miesięczne dla osoby wykonującej zadania w całym okresie sezonu turystycznego waha się od 30 rbh/miesięcznie (marzec, listopad) do 90 rbh/miesięcznie
w maju, co daje około 420 roboczogodzin łącznie w sezonie, zaangażowanie 2-3 osób na okres wiosenny (IV-V-VI) łącznie około 200 rbh. Łączne zapotrzebowanie około 620 roboczogodzin w sezonie.
2. Kluczowe postanowienia przyszłej umowy:
1) Charakter umowy:
Umowa zawarta z wybranym Wykonawcą będzie miała charakter umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy art. 750 Kodeksu cywilnego.
2) Przedmiot umowy:
Świadczenie usług polegających na obsłudze ruchu turystycznego, w szczególności
w zakresie:
a) obsługi sprzedaży biletów;
b) kontroli biletów i koordynacji ruchu turystycznego;
c) wykonywania czynności pomocniczych związanych z funkcjonowaniem punktów obsługi odwiedzających, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
3) Sposób realizacji usług:
• usługi będą realizowane zgodnie z harmonogramem przekazywanym przez Zamawiającego z wyprzedzeniem ok. 3 dni;
• Wykonawca zapewnia personel o kwalifikacjach określonych w ogłoszeniu;
• Wykonawca odpowiada za organizację pracy personelu oraz zapewnienie zastępstw.
4) Wynagrodzenie:
• wynagrodzenie Wykonawcy będzie ustalone jako iloczyn liczby faktycznie przepracowanych roboczogodzin i stawki za roboczogodzinę wskazanej w ofercie;
• rozliczenie następować będzie w okresach miesięcznych, na podstawie zestawienia godzin zatwierdzonego przez Zamawiającego;
• Zamawiający dopuszcza zmianę liczby godzin w stosunku do wartości szacunkowych wskazanych w ogłoszeniu.
5) Odpowiedzialność Wykonawcy:
• Wykonawca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie usług oraz za działania
i zaniechania osób skierowanych do realizacji zamówienia;
• Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia zasad odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz rozliczenia finansowe (np. niedobory kasowe), które zostaną doprecyzowane w umowie.
6) Warunki realizacji usług:
• Osoby wyznaczone do wykonania usługi zobowiązane są do przestrzegania regulaminów wewnętrznych obowiązujących na terenie Zamawiającego;
• Zamawiający ma prawo odmówić dopuszczenia do wykonywania usług osoby, wobec której istnieje uzasadnione podejrzenie, że znajduje się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających.
7) Rozwiązanie umowy:
• każda ze Stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem określonego w umowie okresu wypowiedzenia;
• Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wystąpienia ważnych powodów, w szczególności:
a) powtarzającego się niestawienia się personelu do pracy lub spóźnienia;
b) nienależytego wykonywania usług;
c) naruszenia obowiązków związanych z bezpieczeństwem lub obsługą finansową.
8) Poufność i dane osobowe:
• Wykonawca zobowiązany jest do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych
w związku z realizacją umowy;
• przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie zgodnie z przepisami RODO.
9) Brak gwarancji minimalnego zakresu:
Zamawiający zastrzega, że wskazana liczba roboczogodzin ma charakter szacunkowy i nie stanowi zobowiązania do realizacji minimalnej liczby godzin.
10) Postanowienia końcowe
• szczegółowe warunki współpracy zostaną określone w umowie zawartej z wybranym Wykonawcą;
• w sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
II. Warunki udziału w postępowaniu:
Dla zadania nr 1:
Zdolność techniczna i zawodowa – potencjał kadrowy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponować na etapie realizacji zamówienia co najmniej 5 osobami posiadającymi umiejętności obsługi kasy fiskalnej, które posiadają doświadczenie w pracy z klientem oraz biegle posługują się językiem polskim (znajomość języka angielskiego lub/i niemieckiego będzie dodatkowym atutem). Osoby skierowane do pracy powinny być sprawne fizycznie. Zamawiający wymaga, aby osoby skierowane do wykonania usług odznaczały się wysokim poziomem kultury osobistej, schludnym wyglądem, empatią, cierpliwością, uprzejmością, łatwością nawiązywania kontaktów i punktualnością.
Najwyżej oceniony Wykonawca na wezwanie Zamawiającego celem potwierdzenia spełniania warunków udziału, przedstawi wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz
z informacją o doświadczeniu zawodowym. Ww. dane powinny zostać przesłane na adres
Dla Zadania nr 2:
Zdolność techniczna i zawodowa – potencjał kadrowy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponować na etapie realizacji zamówienia co najmniej 5 osobami posiadającymi doświadczenie w pracy z klientem w obiektach kultury/sztuki/ lub turystycznych oraz biegle posługują się językiem polskim (znajomość języka angielskiego lub/i niemieckiego będzie dodatkowym atutem). Zamawiający wymaga, aby osoby skierowane do wykonania usługi były sprawne fizycznie. Zamawiający wymaga, aby osoby skierowane do wykonania usług odznaczały się wysokim poziomem kultury osobistej, dobrą orientacją w terenie, schludnym wyglądem, empatią, cierpliwością, uprzejmością, łatwością nawiązywania kontaktów i punktualnością.
Najwyżej oceniony Wykonawca na wezwanie Zamawiającego celem potwierdzenia spełniania warunków, przedstawi wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia wraz z informacją
o doświadczeniu zawodowym. Ww. dane powinny zostać przesłane na adres
III. Kryteria oceny ofert:
1) Jedynym kryterium oceny ofert jest cena brutto za realizację roboczogodziny zamówienia.
2) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą ceną roboczogodziny.
VI. Postanowienia dodatkowe:
1) Brak spełnienia warunków udziału skutkował będzie odrzuceniem oferty.
2) Dopuszcza się składanie ofert częściowych na realizację poszczególnych zadań.
3) Podany zakres roboczogodzin jest szacunkowy i służy wyłącznie porównaniu ofert, dopuszcza się zwiększenie lub zmniejszenie zakresu prac.
4) Zamawiający wymaga, aby na etapie negocjacji umowy Wykonawca przedstawił propozycje zapisów regulujących zasady odpowiedzialności za błędy finansowe związane z obsługą kasy (np. niedobory lub pomyłki kasowe, spóźnienia).
5) Zamawiający zwraca uwagę, że usługi będą świadczone w godzinach pracy Arboretum
w Kórniku, które są podane na stronie: https://www.idpan.poznan.pl/pl/edukacja-i-turystyka/formy-zwiedzania?view=article&id=1551:godziny-otwarcia&catid=147 (+/- 30 min przed otwarciem i po zamknięciu Arboretum).
6) Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
7) Poufność/RODO: Wykonawca zachowuje poufność materiałów; przetwarzanie danych zgodne
z RODO.
8) Termin związania ofertą – 14 dni, tj. do 12.04.2026 r.
9) Oferty wg wzoru stanowiącego zał. nr 1, powinny zawierać proponowaną cenę
na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
10) Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zastosowanie przez wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z 11.03.2004 r. (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) spowoduje odrzucenie oferty.
11) Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa.
12) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od decyzji Zamawiającego nie przysługuje odwołanie w trybie wewnętrznym, z zastrzeżeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
13) Miejsce składania ofert: Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na realizację zadania nr…………………………………. znak sprawy: DAZ.2540.232.2026
w budynku „A”, pok. A103 (w sekretariacie) Instytutu Dendrologii PAN, ul. Parkowa 5,
62-035 Kórnik, lub przesłać zaszyfrowany plik na adres:
w terminie do 30.03.2026 roku do godz. 10:00.
14) Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest mgr inż. Radosław Rakowski tel. 575 771 655; e-mail:
w godzinach od 730 do 1530.
Dyrektor Instytutu Dendrologii
Polskiej Akademii Nauk
prof. dr hab. inż. Andrzej M. Jagodziński,
członek korespondent PAN
Złączniki:
Nr 1 wzór oferty;
Nr 2 klauzula RODO;
Nr 3 wzór protokołu.
Kórnik 23.03.2026 r.
Pobierz załączniki