Świadczenie usługi organizacji podróży służbowych w zakresie rezerwacji, sprzedaży biletów lotniczych oraz pośrednictwa wizowego w 2025 roku

       OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

(zaproszenie do składania ofert)

 Odpowiedź na pytanie dotyczące treści ogłoszenia

 Wynik

prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320. z późn. zm.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Sukcesywne (w zależności od potrzeb) świadczenie usługi organizacji europejskich i pozaeuropejskich podróży służbowych w zakresie rezerwacji, sprzedaży biletów lotniczych oraz pośrednictwa wizowego w 2025 roku dla Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk.
Zamawiający przewiduje zakupienie:

- ok 25 biletów lotniczych do krajów europejskich;

- ok 5 biletów lotniczych do krajów pozaeuropejskich;

- ok 2 pośrednictw wizowych.

Jedna sztuka biletu oznacza bilet na trasie „tam i z powrotem”.

Wartość szacunkowa zamówienia określona została na kwotę: 61 600,00 zł brutto.

• Wykonawca zapewni bilet najtańszy na rynku w klasie ekonomicznej.
• Wykonawca zapewni bezkolizyjną i najkrótszą realizację połączenia pod względem czasu trwania podróży.
• Zamawiający złoży zapytanie na adres e-mail Wykonawcy o połączenie na określonej trasie nie później niż na 4 dni przed wylotem, a Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej trzy (jeśli są możliwe) warianty połączeń lotniczych najkorzystniejszych dla Zamawiającego pod względem czasu podróży i ceny z uwzględnieniem wszelkich promocji
  i innych ofert specjalnych w terminie 8 godz. od złożenia zapytania.
• W wariantach połączeń przedstawionych przez Wykonawcę powinny zostać określone: termin, w którym należy złożyć zamówienie na wystawienie biletu, cena biletu i warunki dokonania ewentualnych zmian w bilecie lub jego zwrotu. Zamawiający wskaże wariant, na który ma zostać założona rezerwacja.
• Zamawiający zastrzega możliwość wskazania alternatywnego połączenia, na które ma zostać założona rezerwacja, jeżeli cena tego połączenia będzie znacząco niższa od wariantów wskazanych przez Wykonawcę. W przypadku braku możliwości sprzedaży wskazanego biletu, Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z zakupu tego biletu za pośrednictwem Wykonawcy.
• Zamawiający wymaga utrzymania rezerwacji przez okres co najmniej 8 godz., w czasie których złoży oficjalne Zamówienie na adres e-mail Wykonawcy.
• Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia biletu drogą elektroniczną na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail, nie później niż na dwa dni przed wylotem do godz. 12⁰⁰ lub dostarczenia (w sytuacjach nagłych np. choroby delegowanego pracownika) biletu/ów do siedziby Zamawiającego w czasie zadeklarowanym przez Wykonawcę jednak nie krótszym niż 12 godzin przed odlotem. Wykonawca wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie odpowiedzialny za bieżącą współpracę z Zamawiającym.
• Zamawiający zastrzega możliwość zmiany nazwiska i imienia delegowanego pracownika Instytutu, zmiany trasy lub terminu podróży, ale nie później niż na 12 godzin przed planowanym odlotem.
• Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o wszelkich zmianach godzin wylotów i przylotów w odniesieniu do zamówionych biletów bez zbędnej zwłoki w dniu otrzymania takich informacji.
• Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością zmiany ceny biletu, Strony zobowiązują się do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie.
• Wykonawca zobowiązany będzie do przejęcia obowiązków dotyczących składania
  odwołań i reklamacji do linii lotniczych.

Zamawiający zastrzega, że podany zakres ilościowy jest zakresem szacunkowym, określonym przez Zamawiającego z należytą starannością, na potrzeby porównania ofert. Sumaryczna wartość zamówień może być niższa od wartości realizacji umowy. Zamawiający nie gwarantuje realizacji zamówienia w pełnym zakresie. Podana w ofercie łączna cena brutto nie stanowi wartości wynagrodzenia Wykonawcy, lecz służy do porównania ofert złożonych w postępowaniu.

2. Termin realizacji usługi – sukcesywnie od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2025 roku lub do wyczerpania kwoty umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
3. Termin związania ofertą – 14 dni tj. do 26.02.2025 r.
4. Cenę za opłatę transakcyjną Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia.
5. Jedynym kryterium wyboru oferty jest suma ceny opłat transakcyjnych brutto. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą ceną.
6. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 15000,00 zł. netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie na dostawę (kwota poniżej 15000,00 zł. netto).
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
8. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na organizację zagranicznych podróży służbowych oraz pośrednictwa wizowego w 2025 roku, znak sprawy DAZ.2540.81.2025” do 13 lutego 2025 roku w skrzynce podawczej na parterze Instytutu, portiernia budynku „A”, do godz. 10⁰⁰ lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
9. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest Monika Jurga, tel. 453 400 331; e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.@man.poznan.pl w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰.

Załączniki:

Nr 1 wzór oferty,

Nr 2 wzór umowy

Nr 3 klauzula RODO       

 Pobierz załączniki         

Zastępca dyrektora ds. naukowych

Instytutu Dendrologii PAN

dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. ID PAN

Kórnik, dnia 05.02.2025 r.