OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU
(zaproszenie do składania ofert)
prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 793) o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000 zł netto.
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Dendrologii PAN, obejmująca zapewnienie miejsca posiedzenia, wyżywienia oraz noclegów (zwanego dalej „posiedzeniem”), w tym:
I. Usługa wynajęcia pomieszczeń i infrastruktury do przeprowadzenia posiedzenia.
II. Usługa noclegowa.
III. Usługa cateringowa.
Celem zamówienia jest: udostępnienie infrastruktury oraz zapewnienie usługi noclegowej
i cateringowej w czasie posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Dendrologii PAN w dniu 17.12.2026 r.
Wykonawca będzie zobowiązany przygotować salę i udostępnić Zamawiającemu na godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia tj. o godz. 8:00, posiedzenie planowane jest w godzinach 9:00-18:00, ostateczne godziny posiedzenia mogą ulec przesunięciu. Całość wydarzenia będzie prowadzona w j. polskim.
Ad I. Usługa wynajęcia pomieszczeń i infrastruktury do przeprowadzenia posiedzenia.
1) Liczba uczestników: 92 osoby (Członkowie Rady (42), osoby obsługujące przebieg posiedzenia (2), zaproszeni goście, w tym recenzenci (8) + 40 osób przewidzianych podczas publicznej obrony rozprawy doktorskiej). Maksymalnie, jednocześnie na sali przebywać będzie 70 osób.
Liczba uczestników może ulec zmianie. Ostateczna liczba osób zostanie podana na 10 dni przed posiedzeniem Rady Naukowej ID PAN, maksymalna liczba nie przekroczy 92 osób.
Wynagrodzenie za wynajem pomieszczeń i infrastruktury zostanie obliczone na podstawie faktycznie podanej liczby uczestników.
2) Miejsce: miejsce realizacji usługi musi znajdować się maksymalnie 5 km od Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk i być dobrze skomunikowane z komunikacją miejską.
3) Organizacja posiedzenia:
a) Wykonawca zapewni dużą klimatyzowaną salę mieszczącą swobodnie 70 osób (powierzchnia min. 100 m2), sala musi być dobrze doświetlona z możliwością pełnego zaciemnienia.
b) Zamawiający wymaga, aby na wyposażeniu sali znajdowały się:
– 2 x projektor multimedialny wraz z ekranem lub monitor multimedialny (minimalna przekątna 120 cali), każdy projektor podłączony do osobnego ekranu oba muszą być widoczne dla uczestników posiedzenia (ważne: każdy projektor podłączony będzie do odrębnego laptopa i wyświetlać będzie inne dane);
– stoły ustawione w kształt litery U z krzesłami na 47 osób, krzesła tylko od strony zewnętrznej;
– stół z przodu sali po boku swobodnie mieszczący laptop, drukarkę, dokumenty plus dwa krzesła dla organizatorów Rady Naukowej (laptop z tego stołu podłączony do projektora głównego i ekranu głównego, drugi projektor podpięty będzie pod laptop z systemem do głosowań, z którego obraz będzie wyświetlany na drugim ekranie (tu również odpowiednio długi kabel łączący laptop
z projektorem)), drugi laptop z obsługującą osobą znajdować będzie się z przodu na jednym z ramion stołów ustawionych w kształt litery U lub Wykonawca zapewni dodatkowy stół z przodu Sali, oba laptopy muszą mieć zapewniony dostęp do Internetu w celu połączenia z programem do głosowań elektronicznych oraz platformą TEAMS;
– laptop podłączony do ekranu głównego musi być podłączony do głośników i mieć możliwość zbierania dźwięku z Sali tak aby osoba biorąca udział w publicznej obronie rozprawy doktorskiej online mogła w niej w pełni uczestniczyć (niezbędne do zabezpieczenia możliwości połączenia online z recenzentami i zapewnienia niezakłóconego przebiegu obrony doktorskiej, w przypadku wystąpienia sytuacji losowych);
– 2 x zasilacz na minimum 3 gniazda wejściowe z odpowiednio długim kablem, 2 x kabel HDMI łączący laptop z projektorem (odpowiednio długi);
– mównica z mikrofonem na stojaku (jeden z 3 wymienionych poniżej)
– krzesła w ustawieniu teatralnym dla 20 osób umieszczone za stołami w kształcie litery U lub z boku stołu, osoby siedzące na tych miejscach muszą mieć widok na ekran główny na którym prezentowana będzie prezentacja podczas publicznej obrony rozprawy doktorskiej. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby na czas jawnej części publicznej obrony pracy doktorskiej Wykonawca przekierował na drugi ekran tą samą treść co wyświetlana na pierwszym ekranie.
– woda mineralna niegazowana (60 sztuk) i gazowana butelkowana (60 sztuk) na stołach w sali (butelki 250 ml lub zbliżone objętości oraz szklanki dla 52 osób)
– mikrofon x 3 bezprzewodowy i nagłośnienie; 3 mikrofony używane jednocześnie są niezbędne do realizacji posiedzenia Rady Naukowej połączonej z publiczną obroną rozprawy doktorskiej; podczas jednoczesnego używania mikrofonów nie mogą one zakłócać się wzajemnie (doprowadzać do sprzężeń).
- dostęp do Internetu.
Zamawiający posiada własny sprzęt do głosowań elektronicznych.
c) Wykonawca zapewni miejsce na usługę cateringową w postaci serwisu kawowego dziennego z ciastem i ciastkami dla uczestników posiedzenia (52 osoby) poza salą, w której odbywa się posiedzenie Rady, plus dodatkowo Wykonawca zapewni osobne pomieszczenie na usługę kawową dla 40 dodatkowych osób, które mogą pojawić się w celu uczestnictwa w publicznej obronie rozprawy doktorskiej. W dniu posiedzenia Rady Naukowej odbędą się dwie publiczne obrony rozpraw doktorskich dla których przewidujemy po 20 osób, stąd łącznie 40. Zamawiający ustali
z Wykonawcą sposób wykładania ciast i ciastek tak aby zabezpieczyć osobno serwis kawowy podczas dwóch obron.
d) Wykonawca zapewni miejsce na serwowanie obiadu dla uczestników posiedzenia (52 osób) w formie siedzącej przy stołach poza pomieszczeniem, w którym odbywa się posiedzenie Rady.
e) Wykonawca zapewni miejsce dla 40 osób uczestniczących w jawnej części publicznej obrony rozprawy doktorskiej, którzy będą mogli poczekać w tej sali na rozpoczęcie publicznej obrony oraz w trakcie tajnej części publicznej obrony. W sali tej nie może być słychać tego co mówione jest na Sali głównej posiedzenia Rady Naukowej. Pomieszczenie to jest jednoznaczne z miejscem serwowania usługi kawowej dla 40 osób.
f) Wykonawca zapewni darmowe miejsca parkingowe dla uczestników posiedzenia, minimum miejsc wymaganych to 30 (wyraźnie wyznaczonych dla uczestników posiedzenia napis „MIEJSCA PARKINGOWE DLA UCZESTNIKÓW POSIEDZENIA RADY NAUKOWEJ ID PAN”). W przypadku miejsc parkingowych niedostępnych bezpośrednio przy miejscu świadczenia usługi Wykonawca zapewni personel do wskazywania PARKINGU. Dopuszcza się miejsca parkingowe w odległości do 500 m od miejsca posiedzenia. W przypadku konieczności parkowania na miejscach płatnych przez Członków Rady Naukowej ID PAN Wykonawca bezpośrednio zwróci poniesione środki Członkowi Rady lub Zaproszonym gościom po wskazaniu przez niego wydatku.
g) Wykonawca zapewni obsługę do czuwania nad prawidłowym działaniem nagłośnienia, podłączeń i mikrofonów. Obsługa ta ma być w stałym kontakcie z osobami obsługującymi posiedzenie Rady z ramienia Zamawiającego w celu natychmiastowego reagowania na problemy techniczne.
Ad. II. Usługa noclegowa
Wykonawca zapewni 10 pokoi jednoosobowych dla uczestników posiedzenia z kolacją w terminie 16/17.12.2026 r. Godzina kolacji i przyjazd gości ustalony będzie z Zamawiającym najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem Rady. Wykonawca składając ofertę wyraża zgodę na serwowanie kolacji
w niestandardowych godzinach pracy własnej Restauracji (prawdopodobny czas serwowania kolacji godziny 19-21).
Wykonawca zapewni pokoje w standardzie co najmniej dwugwiazdkowym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek
i przewodników turystycznych, oraz przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Sportu
i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
Zamawiający dopuszcza możliwość wynajęcia pokoi w innym obiekcie znajdującym się na terenie miasta Kórnik. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zadbanie o transport uczestników posiedzenia z obiektu noclegowego do miejsca odbywania się posiedzenia.
Liczba noclegów może ulec zmianie.
Wynagrodzenie za organizację i wynajem pokoi zostanie obliczone na podstawie faktycznej liczby wynajętych pokoi, ostateczna liczba pokoi zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem.
Ad. III. Usługa cateringowa
1) Wykonawca zapewni stałą przerwę kawową w miejscu organizacji posiedzenia liczoną na 52 osoby w godzinach od 8.00 do 18.00 (godziny mogą ulec zmianie zgodnie z informacją podaną na początku Ogłoszenia) składającą się z:
• kawy i herbaty: wrzątek w warniku, herbata w saszetkach przynajmniej cztery rodzaje, kawa serwowana z ekspresu przynajmniej dwa ekspresy dostępne bezpośrednio dla uczestników, aby nie było kolejki w czasie przerwy – bez limitu,
• cukier, śmietanki, cytryna – bez limitu,
• woda mineralna niegazowana z cytryną (dzbanki) – bez limitu,
• soki owocowe (dzbanki) – bez limitu,
• kruche ciasteczka – bez limitu,
• ciasto/mini drożdżówki/mini pączki - 2 porcje na osobę (porcja co najmniej 150 g) dokładane stopniowo podczas posiedzenia Rady (w zależności od obserwacji kelnerów co do zużycia) tak aby zapobiec wysychaniu.
• dodatkowo Wykonawca zapewni śniadanie w formie kanapek (3 kanapki/osobę w tym wegetariańskie na świeżym pieczywie – zamawiający wyklucza użycia chleba tostowego, pieczywa opiekanego z głębokiego mrożenia oraz pieczywa paczkowanego) dla 52 osób serwowane od godz. 8.00 (godzina ostateczna do uzgodnienia z Wykonawcą).
2) Wykonawca zapewni przerwę kawową w miejscu poczekalni dla uczestników jawnej części publicznej obrony rozprawy doktorskiej od godz. 8.00 do godz. 18.00 na 40 osób składającą się z:
• kawy i herbaty: wrzątek w warniku, herbata w saszetkach przynajmniej cztery rodzaje, kawa sypana i rozpuszczalna – bez limitu,
• cukier, śmietanki, cytryna – bez limitu,
• woda mineralna niegazowana z cytryną (dzbanki) – 250 ml/osobę,
• kruche ciasteczka – 4 sztuki/os.
3) Wykonawca zapewni obiad serwowany dla 52 osób, w miejscu organizacji posiedzenia, składający się z: zupy (co najmniej 300 ml), drugiego dania (mięso np. porcja kurczaka, wieprzowiny co najmniej 150 g/os., ziemniaki/frytki co najmniej 150 g/os., surówka co najmniej 150 g/os.), soku owocowego (co najmniej 250 ml/os.). Godzina serwowania obiadu zostanie podane przez Zamawiającego po ustaleniu ostatecznego planu posiedzenia Rady.
4) Wymogi dotyczące usług cateringowych:
a) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: podgrzewacze, naczynia, sztućce, serwetki oraz inne przedmioty niezbędne do realizacji usługi, tak aby w szczególnych przypadkach (zaginięcia, zniszczenia etc.) Wykonawca mógł w każdej chwili dany przedmiot zastąpić innym, bez szkody dla jakości świadczonej usługi.
b) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane, porcelanowe lub ceramiczne, a sztućce metalowe. Zamawiający nie dopuszcza użycia zastawy z plastiku oraz naczyń i sztućców jednorazowych.
c) Wykonawca będzie odpowiedzialny za rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o estetykę miejsca, wytworny i elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące usuwanie i utylizację odpadków i śmieci w trakcie posiedzenia.
d) Wykonawca, najpóźniej do 5 dni przed posiedzeniem, przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu - w przypadku uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie jednego dnia od otrzymania menu, Wykonawca uwzględni wskazane uwagi i ponownie przedłoży Zamawiającemu poprawione menu w terminie jednego dnia roboczego. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia do 20 % posiłków wegańskich lub wegetariańskich – liczba zostanie podana najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem.
e) Wszystkie serwowane dania muszą być podane w sposób elegancki.
f) Obsługa kelnerska powinna spełniać następujące wymagania:
• doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich,
• dobry stan zdrowia,
• ubiór dla kelnerów/kelnerek zgodny ze standardami usług cateringowych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia zakładanej liczby uczestników korzystających
z cateringu, o czym poinformuje Wykonawcę drogą elektroniczną najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed posiedzeniem (W związku z powyższym wynagrodzenie na usługę cateringową zostanie obliczone na podstawie wskazanej w wiadomości liczby uczestników.
2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 16–17 grudnia 2026 r., przy czym zapewnienie noclegów wraz z kolacją nastąpi w terminie 16/17 grudnia 2026 r., a organizacja i obsługa posiedzenia Rady Naukowej – w dniu 17 grudnia 2026 r.
3. Termin związania ofertą – 14 dni, tj. do 10 listopada 2026 r.
4. Oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 powinny zawierać proponowaną cenę na wszystkie pozycje w ramach danego zadania, na które Wykonawca składa ofertę.
5. Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena powinna obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku od towarów i usług (VAT) niezgodnej z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, może skutkować odrzuceniem oferty. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
6. Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena brutto. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą ceną.
7. Podstawą wystawienia faktury jest odbiór usługi przez strony, potwierdzony protokołem odbioru sporządzonym zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do ogłoszenia
o zamówieniu.
8. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 25000,00 zł netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 25000,00 zł netto).
9. Wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania przez Zamawiającego.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
11. Oferty należy składać do dnia 28 października 2026 r. do godz. 10:00, przesyłając je pocztą elektroniczną na adres:
12. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia jest Klaudia Olejniczak, tel.: 663730893; e-mail:
Zastępca dyrektora ds. naukowych
Instytutu Dendrologii PAN
dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. ID PAN
Kórnik, 20.10.2026 r.
Załączniki:
Nr 1 wzór oferty
Nr 2 wzór umowy
Nr 3 klauzula RODO
Nr 4 protokół odbioru