Organizacja i obsługa posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Dendrologii PAN

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU

(zaproszenie do składania ofert)

 Wynik

prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235 z późn. zm.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 170 000 zł netto.    

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Dendrologii PAN wraz z zapewnieniem miejsca posiedzenia, wyżywienia i noclegu (zwana dalej posiedzeniem) realizowanego dla Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk, w tym:

1. Usługa wynajęcia pomieszczeń i infrastruktury do przeprowadzenia posiedzenia.
2. Usługa noclegowa.
3. Usługa cateringowa.

Celem zamówienia jest: udostępnienie infrastruktury oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej w czasie posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Dendrologii PAN w dniu 22.06.2026 r.

Wykonawca będzie zobowiązany przygotować salę i udostępnić Zamawiającemu na godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia tj. o godz. 8:00, posiedzenie planowane jest w godzinach 9:00-18:00, ostateczne godziny posiedzenia mogą ulec przesunięciu. Całość wydarzenia będzie prowadzona w j. polskim.

Ad I. Usługa wynajęcia pomieszczeń i infrastruktury do przeprowadzenia posiedzenia.

• Liczba uczestników: 79 osób (Członkowie Rady (42), osoby obsługujące przebieg posiedzenia (2), zaproszeni goście, w tym recenzenci (5) + 30 osób przewidzianych podczas publicznej obrony rozprawy doktorskiej). Maksymalnie, jednocześnie na sali przebywać będzie 79 osób.

Liczba uczestników może ulec zmianie. Ostateczna liczba osób zostanie podana na 10 dni przed posiedzeniem Rady Naukowej ID PAN, maksymalna liczba nie przekroczy 79 osób.

Wynagrodzenie za wynajem pomieszczeń i infrastruktury zostanie obliczone na podstawie faktycznie podanej liczby uczestników.

• Miejsce: miejsce realizacji usługi musi znajdować się maksymalnie 5 km od Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk i być dobrze skomunikowane z komunikacją miejską.
• Organizacja posiedzenia:

1. Wykonawca zapewni dużą klimatyzowaną salę mieszczącą swobodnie 79 osób (powierzchnia min. 100 m²), sala musi być dobrze doświetlona z możliwością pełnego zaciemnienia.
2. Zamawiający wymaga, aby na wyposażeniu sali znajdowały się:
   – 2 x projektor multimedialny wraz z ekranem lub monitor multimedialny (minimalna przekątna 120 cali), każdy projektor podłączony do osobnego ekranu oba muszą być widoczne dla uczestników posiedzenia (ważne: każdy projektor podłączony będzie do odrębnego laptopa i wyświetlać będzie inne dane);

– stoły ustawione w kształt litery U z krzesłami na 47 osób, krzesła tylko od strony zewnętrznej;

– stół z przodu sali po boku swobodnie mieszczący laptop, drukarkę, dokumenty plus dwa krzesła dla organizatorów Rady Naukowej (laptop z tego stołu podłączony do projektora głównego i ekranu głównego (2 osoby), drugi projektor podpięty będzie pod laptop z systemem do głosowań, z którego obraz będzie wyświetlany na drugim ekranie (tu również odpowiednio długi kabel łączący laptop
z projektorem), drugi laptop z obsługującą osobą znajdować będzie się z przodu na jednym z ramion stołów ustawionych w kształt litery U lub Wykonawca zapewni dodatkowy stół z przodu Sali, oba laptopy muszą mieć zapewniony dostęp do Internetu w celu połączenia z programem do głosowań elektronicznych oraz platformą TEAMS;

– laptop podłączony do ekranu głównego musi być podłączony do głośników i mieć możliwość zbierania dźwięku z Sali tak aby osoba biorąca udział w publicznej obronie rozprawy doktorskiej online mogła w niej w pełni uczestniczyć (niezbędne do zabezpieczenia możliwości połączenia online z recenzentami i zapewnienia niezakłóconego przebiegu obrony doktorskiej, w przypadku wystąpienia sytuacji losowych);

– 2 x zasilacz na minimum 3 gniazda wejściowe z odpowiednio długim kablem, 2 x kabel HDMI łączący laptop z projektorem (odpowiednio długi);

– mównica z mikrofonem na stojaku (jeden z 4 wymienionych poniżej)

– krzesła w ustawieniu teatralnym dla 30 osób z widokiem umieszczone za stołami w kształcie litery U, osoby siedzące na tych miejscach muszą mieć widok na ekran główny;

– woda mineralna niegazowana (60 sztuk) i gazowana butelkowana (60 sztuk) na stołach w sali (butelki 250 ml lub zbliżone objętości oraz szklanki dla 50 osób)

– mikrofon x 4 bezprzewodowy i nagłośnienie;

- dostęp do Internetu.

Zamawiający posiada własny sprzęt do głosowań elektronicznych.

1. Wykonawca zapewni miejsce na usługę cateringową w postaci serwisu kawowego dziennego z ciastem i ciastkami dla uczestników posiedzenia (49 osób) poza salą, w której odbywa się posiedzenie Rady, plus dodatkowo Wykonawca zapewni osobne pomieszczenie na usługę kawową dla 30 dodatkowych osób, które mogą pojawić się w celu uczestnictwa w publicznej obronie rozprawy doktorskiej.
2. Wykonawca zapewni miejsce na serwowanie obiadu dla uczestników posiedzenia (49 osób) w formie siedzącej przy stołach poza pomieszczeniem, w którym odbywa się posiedzenie Rady.
3. Wykonawca zapewni miejsce dla 30 osób uczestniczących w jawnej części publicznej obrony rozprawy doktorskiej, którzy będą mogli poczekać w tej sali na rozpoczęcie publicznej obrony oraz w trakcie tajnej części publicznej obrony. W sali tej nie może być słychać części tajnej posiedzenia. Pomieszczenie to jest jednoznaczne z miejscem serwowania usługi kawowej dla 30 osób.
4. Wykonawca zapewni darmowe miejsca parkingowe dla uczestników posiedzenia minimum miejsc wymaganych to 30 (wyraźnie wyznaczonych dla uczestników posiedzenia napis „MIEJSCA PARKINGOWE DLA UCZESTNIKÓW POSIEDZENIA RADY NAUKOWEJ ID PAN”). W przypadku miejsc parkingowych niedostępnych bezpośrednio przy miejscu świadczenia usługi Wykonawca zapewni personel do wskazywania PARKINGU. Dopuszcza się miejsca parkingowe w odległości do 500 m od miejsca posiedzenia.
5. Wykonawca zapewni obsługę do czuwania nad prawidłowym działaniem nagłośnienia, podłączeń i mikrofonów. Obsługa ta ma być w stałym kontakcie z osobami obsługującymi posiedzenie Rady z ramienia Zamawiającego w celu natychmiastowego reagowania na problemy techniczne.

Ad. II. Usługa noclegowa

Wykonawca zapewni 10 pokoi jednoosobowych dla uczestników posiedzenia z kolacją w terminie 21/22.06.2026 r. Godzina kolacji i przyjazd gości ustalony będzie z Zamawiającym najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem Rady. Wykonawca składając ofertę wyraża zgodę na serwowanie kolacji w niestandardowych godzinach pracy własnej Restauracji (prawdopodobny czas serwowania kolacji godziny 19-21).

Wykonawca zapewni pokoje w standardzie co najmniej dwugwiazdkowym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek
i przewodników turystycznych, oraz przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Sportu
i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. 

Zamawiający dopuszcza możliwość wynajęcia pokoi w innym obiekcie znajdującym się na terenie miasta Kórnik. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zadbanie o transport uczestników posiedzenia z obiektu noclegowego do miejsca odbywania się posiedzenia.

Liczba noclegów może ulec zmianie.

Wynagrodzenie za organizację i wynajem pokoi zostanie obliczone na podstawie faktycznej liczby wynajętych pokoi, ostateczna liczba pokoi zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem.

Ad. III. Usługa cateringowa

• Wykonawca zapewni przerwę kawową w miejscu organizacji posiedzenia liczoną na 49 osób składającą się z:
• kawy i herbaty: wrzątek w warniku, herbata w saszetkach przynajmniej cztery rodzaje, kawa serwowana z ekspresu przynajmniej dwa ekspresy, aby nie było kolejki w czasie przerwy – bez limitu,
• cukier, śmietanki, cytryna – bez limitu,
• woda mineralna niegazowana z cytryną (dzbanki) – bez limitu,
• soki owocowe (dzbanki) – bez limitu,
• kruche ciasteczka – bez limitu,
• ciasto/mini drożdżówki/mini pączki - 2 porcje na osobę (porcja co najmniej 150 g).
• dodatkowo Wykonawca zapewni śniadanie w formie kanapek (3 kanapki/osobę w tym wegetariańskie na świeżym pieczywie – zamawiający wyklucza użycia chleba tostowego, pieczywa opiekanego z głębokiego mrożenia oraz pieczywa paczkowanego) dla 49 osób.
• Wykonawca zapewni przerwę kawową w miejscu poczekalni dla uczestników jawnej części publicznej obrony rozprawy doktorskiej na 30 osób składającą się z:
• kawy i herbaty: wrzątek w warniku, herbata w saszetkach przynajmniej cztery rodzaje, kawa sypana i rozpuszczalna – bez limitu,
• cukier, śmietanki, cytryna – bez limitu,
• woda mineralna niegazowana z cytryną (dzbanki) – 250 ml/osobę,
• soki owocowe (dzbanki) – 250 ml/osobę,
• kruche ciasteczka – bez limitu.
• Wykonawca zapewni obiad serwowany dla 49 osób, w miejscu organizacji posiedzenia, składający się z: zupy (co najmniej 300 ml), drugiego dania (mięso np. porcja kurczaka, wieprzowiny co najmniej 150 g/os., ziemniaki/frytki co najmniej 150 g/os., surówka co najmniej 150 g/os.), soku owocowego (co najmniej 250 ml/os.).
• Wymogi dotyczące usług cateringowych:

1. Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: podgrzewacze, naczynia, sztućce, serwetki oraz inne przedmioty niezbędne do realizacji usługi, tak aby w szczególnych przypadkach (zaginięcia, zniszczenia etc.) Wykonawca mógł w każdej chwili dany przedmiot zastąpić innym, bez szkody dla jakości świadczonej usługi.
2. Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane, porcelanowe lub ceramiczne, a sztućce metalowe. Zamawiający nie dopuszcza użycia zastawy z plastiku oraz naczyń i sztućców jednorazowych.
3. Wykonawca będzie odpowiedzialny za rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o estetykę miejsca, wytworny i elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące usuwanie i utylizację odpadków i śmieci w trakcie posiedzenia.
4. Wykonawca, najpóźniej do 5 dni przed posiedzeniem, przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu - w przypadku uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie jednego dnia od otrzymania menu, Wykonawca uwzględni wskazane uwagi i ponownie przedłoży Zamawiającemu poprawione menu w terminie jednego dnia roboczego. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia do 20 % posiłków wegańskich lub wegetariańskich – liczba zostanie podana najpóźniej na 10 dni przed posiedzeniem.
5. Wszystkie serwowane dania muszą być podane w sposób elegancki.
6. Obsługa kelnerska powinna spełniać następujące wymagania:

• doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich,
• dobry stan zdrowia,
• ubiór dla kelnerów/kelnerek zgodny ze standardami usług cateringowych.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia zakładanej liczby uczestników korzystających
z cateringu, o czym poinformuje Wykonawcę drogą elektroniczną najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed posiedzeniem. W związku z powyższym wynagrodzenie na usługę cateringową zostanie obliczone na podstawie wskazanej w wiadomości liczby uczestników.

2. Termin realizacji zamówienia – 22.06.2026 roku.
3. Termin związania ofertą – 14 dni, tj. do 07.06.2026 r.
4. Oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 powinny zawierać proponowaną cenę na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
5. Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zastosowanie przez wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z 11.03.2004 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, 568, 1065, 1106, 1747 z póź. zm.) spowoduje odrzucenie oferty. Cena powinna zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia.
6. Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena brutto. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą ceną.
7. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 25000,00 zł netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 25000,00 zł netto).
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
9. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na organizację posiedzenia Rady Naukowej znak sprawy DAZ.2540.400.2026” do 25.05.2026 roku w sekretariacie Instytutu pok. 103 budynku A, do godz. 14⁰⁰ lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

10. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia jest Damian Maciejewski tel. 796360310; e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w godzinach od 7³⁰ do 15³⁰.

Zastępca dyrektora ds. naukowych
Instytutu Dendrologii PAN

  dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. ID PAN

Kórnik, 18.05.2026 r.

Załączniki:

Nr 1 wzór oferty

Nr 2 wzór umowy

Nr 3 klauzula RODO

Nr 4 protokół odbioru

 Pobierz załączniki