BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ

logo bip

Usługa kompleksowej organizacji spotkania podsumowującego rok 2025 dla około 120 osób, będących pracownikami Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk

Szczegóły
Kategoria: Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy
Odsłon: 51
  • Bip dodatkowe pola informatycjne:

    Wytwarzający: dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. PAN
    Osoba publikująca: Wiesław Płócieniak

 

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU
(zaproszenie do składania ofert)

 

prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173 z późn. zm.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto. Przedmiotem postępowania jest wykonanie kompleksowej usługi organizacji spotkania podsumowującego rok 2025 dla Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk.

1. Opis przedmiotu zamówienia.
Usługa kompleksowej organizacji spotkania podsumowującego rok 2025 dla około 120 osób, będących pracownikami Instytutu Dendrologii Polskiej Akademii Nauk.
Usługa obejmuje: przygotowanie sali, wystrój, obsługę gastronomiczną oraz oprawę muzyczną.

2. Zakres zamówienia


1) Sala
• Sala bankietowa umożliwiająca wygodne rozmieszczenie ok. 120 osób przy stołach okrągłych lub prostokątnych, z zapewnieniem miejsca dla obsługi.
• Sala przygotowana w aranżacji okolicznościowej, z dekoracjami nawiązującymi do końca roku, z ozdobionymi stołami i spójną kolorystyką wystroju.
• Stoły nakryte obrusami, z estetycznymi dekoracjami.
• Zapewnione nagłośnienie i odtwarzanie muzyki o charakterze okolicznościowym (muzyka instrumentalna w tle).


2) Obsługa gastronomiczna
• Usługa obejmuje przygotowanie, serwowanie i obsługę posiłków zgodnie z poniższym zestawieniem.
• Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską, zastawę stołową, naczynia, sztućce, szkło oraz obrusy.
• Zestaw posiłków (na osobę):


a) Przystawka (zimna) – 1 porcja na osobę
• 3 propozycje przystawek (do wyboru przez Zamawiającego jedna), porcja ok. 100 g./os.
• Przykładowe kategorie: mięsa w galarecie, ryby, pasztety, sałatki.
• Wykonawca zapewni także 1 propozycję przystawki wegetariańskiej (dla ok. 5% uczestników), porcja ok. 100 g/os.


b) Zupa – 1 porcja na osobę
• 3 propozycje zup (do wyboru przez Zamawiającego jedna), pojemność 250 ml/os.
• Przykładowe rodzaje: kremy warzywne, barszcz, grzybowa.
• Dla uczestników na diecie wegetariańskiej pojemność 250 ml/os. – alternatywa bezmięsna.


c) Danie główne – 2 porcje na osobę
• 5 propozycji dań (Zamawiający wybierze 2), każda porcja ok. 150 g/os.
• Wśród propozycji powinny znaleźć się minimum 4 dania mięsne (np. drobiowe, wieprzowe, rybne) oraz co najmniej 1 danie wegetariańskie.


d) Dodatki do dania głównego - 2 porcje na osobę
• dodatki skrobiowe (np. ziemniaki, kopytka, ryż, kasza) – ok. 150 g/os.
• surówki lub warzywa gotowane – ok. 100 g/os.
• sos odpowiedni do dania – ok. 50 ml/os.


e) Pierogi - 1 porcja na osobę
• 2 propozycje pierogów (mięsne oraz bezmięsne, np. z kapustą i grzybami), porcja ok. 200 g/os.
• Pierogi mogą stanowić dodatkowy element menu, serwowany jako część bufetu lub danie uzupełniające.


f) Deser (ciasto) - 1,5 porcji na osobę
• 5 propozycji ciast, z których Zamawiający wybierze 3 rodzaje, porcje ok. 80 g/os.
• Przykładowe rodzaje: serniki, makowce, pierniki, z kremem, jabłecznik.


g) Napoje ciepłe:
• Kawa z ekspresu – bez limitu (mleko do kawy zwykłe oraz roślinne – bez limitu).
• Herbata czarna i owocowa – bez limitu.


h) Napoje zimne:
• Woda mineralna gazowana i niegazowana – bez limitu,
• Soki owocowe – bez limitu


3) Zakup upominków
Wykonawca zobowiązany jest do zakupu drobnych upominków dla uczestników spotkania w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. Wartość jednostkowa upominku wynosi 20,00 zł brutto za osobę. Przed dokonaniem zakupu Wykonawca zobowiązany jest do uzgodnienia z Zamawiającym rodzaju oraz wzoru upominku. Koszt zakupu upominków należy uwzględnić w całkowitym koszcie realizacji zamówienia.

  1. Wymagania dodatkowe:
  • Miejsce realizacji: Kórnik +/- 5 km.
  • Termin realizacji usługi: 16 lub 17 grudnia 2025 r. w godzinach 11:00-15:30 w (czas orientacyjny).
  • Dokładną liczbę uczestników Zamawiający poda 10 dni przed terminem spotkania.
  1. Termin związania ofertą – 14 dni, tj. do 18.11.2025 roku.
  2. Oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 powinny zawierać proponowaną cenę na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
  3. Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z 11.03.2004 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 361, 852, 1473, 1721, 1911.z późn. zm.) spowoduje odrzucenie oferty. Cena powinna zawierać wszystkie koszty realizacji zamówienia razem z dostawą do siedziby Zamawiającego.
  4. Jedynym kryterium wyboru oferty jest cena brutto. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta z najniższą ceną.
  5. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 15000,00 zł netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 15000,00 zł netto).
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
  7. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na wykonanie kompleksowej usługi organizacji spotkania podsumowującego rok 2025 dla Instytutu Dendrologii PAN znak sprawy DAZ.2540.936.2025” do 05.11.2025 roku w skrzynce podawczej na parterze Instytutu portiernia budynku A, do godz. 1000 lub przesłać pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
  8. Wynik postępowania zostanie ogłoszony na stronie internetowej Zamawiającego: www.idpan.poznan.pl/pl/biuletyn-informacji-publicznej.
  9. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest Klaudia Olejniczak tel. 663 730 893; e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w godzinach od 730 do 1530.

 

Zastępca dyrektora ds. naukowych
 Instytutu Dendrologii PAN

dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. ID PAN

Kórnik, 28.10.2025 r.

 

Złączniki:

Nr 1 Formularz ofertowy,                                                                                       

Nr 2 Wzór umowy,                                                                                

Nr 3 Klauzula RODO,

Nr 4 Wzór protokołu odbioru.

Pobierz załączniki