OGŁOSZENIE
O ZAMÓWIENIU NA WYKONANIE USŁUGI
(zaproszenie do składania ofert)
prowadzone zgodnie z regulaminem udzielania przez Instytut Dendrologii Polskiej Akademii Nauk zamówień wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto.
- Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie projektu graficznego i składu przewodnika po Arboretum w formie e-booka oraz przygotowanie kompletu plików produkcyjnych do druku (bez realizacji samego druku).
Uwaga: druk będzie odrębnym postępowaniem w kolejnym etapie; niniejsze zamówienie obejmuje e-book i wersję „print-ready”.
Nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień (Klasyfikacji CPV): - 79822500-7 – usługi projektów graficznych.
Zakres prac
Etap ofertowy – „Próbka” (na potrzeby oceny oferty)
- Propozycja okładki oraz minimum jednej przykładowej rozkładówki (2 strony) łączącej stylistykę przyrodniczą, naukową i edukacyjną.
- „Próbka” może bazować na materiałach przykładowych Wykonawcy (zachowanie tematyki przewodnik/przyroda) lub – po kontakcie mailowym – na przekazanych przez Zamawiającego próbkach (tekst + zdjęcia do 1 rozkładówki).
Po wyborze oferty – projekt właściwy
- Przedstawienie min. 3 makiet do wyboru (fragment projektu: 6 stron przewodnika + okładka, w tym przykładowa strona tytułowa rozdziału oraz strona przewodnika szczegółowego).
- Opracowanie całego przewodnika (wnętrze + okładka) wraz z obróbką zdjęć i grafik, budową tabeli i infografik (metryczka Arboretum, skorowidz nazw polskich/łacińskich, informacje turystyczne – 3-5 elementów.
- Przygotowanie kompletu plików: e-book (PDF interaktywny) i print-ready (PDF/X + materiały źródłowe dla drukarni).
Parametry treści i objętości (orientacyjne)
- Format docelowy: B5.
- Tekst: ok. 165 000 – 180 000 znaków ze spacjami.
- Ilustracje: ok. 360-380 zdjęć i grafik.
- Liczba stron: orientacyjnie 200-250 (ostatecznie wynik składu)
Struktura rozdziałów (przykładowo): informacje turystyczne; jak korzystać z przewodnika; historia; położenie i warunki środowiskowe; magnolie; lilaki; różaneczniki; przewodnik szczegółowy (112 gatunków; co do zasady 1 strona/1 gatunek, dla wybranych – 2 strony); ptaki, płazy i gady; skorowidz; spis treści; literatura.
Styl i grupy docelowe
- Odbiorcy: turyści indywidualni, seniorzy, grupy zainteresowane (studenci, działkowcy, hobbyści), uczestnicy konferencji i szkoleń Instytutu Dendrologii PAN.
- Założenia stylistyczne: elegancko i praktycznie; charakter turystyczno-naukowy; kolorystyka związana z naturą: przejrzystość kompozycji; spójność wizualna (w tym komunikacja jubileuszu 200-lecia Arboretum).
Materiały wejściowe i formaty plików
- Przekazanie materiałów poprzez platformę transferową.
- Format tekstów: .docx (teksty właściwe), .txt (uwagi i wskazówki).
- Format grafiki: .jpg (w tym historyczne), .cdr (plan Arboretum, mapki, logo), .svg (logo, .cpt (grafika).
- Rozdzielczość zdjęć: zróżnicowana, docelowo dostosowanie do druku (typowo – 300 dpi). Łączna masa plików źródłowych: ok 1,5 GB.
Harmonogram i tryb współpracy
- Realizacja etapowa: sukcesywne przekazywanie partii materiału obejmujących min. 30% objętości przewodnika (ok. 80 stron) w odstępach do 3 tygodni.
- Łączny termin (wraz z ostatecznymi poprawkami): do 12 tygodni od zawarcia umowy.
- Na każdym etapie zgłaszanie poprawek na bieżąco do przekazanych partii.
Zasady korekt
- Trzy rundy korekt dla każdej przekazanej partii (wersja 1 -> uwagi -> wersja 2 -> uwagi -> wersja 3 -> akcept); po wyczerpaniu 3 rund dana partia jest zamykana.
- Wyjątek: błędy Wykonawcy (np. w łamaniu, składzie, układzie zdjęć) korygowane do momentu uzyskania wersji niezawierającej błędów.
Wymagania wobec Wykonawcy
- Do wykazania w ofercie: m.in. 3 materiały publikowalne o charakterze przewodnika/przyrodniczym/naukowym o objętości ≥ 30 stron, zrealizowane w ostatnich 5 latach (linki lub pliki poglądowe).
Kryteria oceny ofert
- Kreatywność i jakość „Próbki” – 50% (max 50 pkt):
- estetyka i spójność kolorystyczna (preferencja barw natury) – 0-20 pkt;
- przejrzystość układu i kompozycji – 0-15 pkt,
- zgodność stylistyki z charakterem i rangą jednostki – 0-15 pkt.
Oceny kreatywności dokona komisja powołana przez Zamawiającego.
- Cena – 50% (max 50 pkt): punktacja proporcjonalna (cena najniższa/cena badana) x 50 pkt.
Wymóg oferty: załączenie „Próbki” (okładka + min. 1 rozkładówka) oraz wypełnionego wykazu publikacji.
Produkty końcowe i standardy techniczne
- E-book: pliki PDF z aktywnym spisem treści/zakładkami; profil kolorystyczny do ekranów.
- Ikonografii/tabele: pliki edytowalne (np. .ai/.cdr/.svg) + wersje osadzone w dokumencie.
Prawa autorskie i licencyjne
- Przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych (pola eksploatacji: utrwalanie, zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, udostępnianie
w internecie, publiczne wyświetlanie i odtwarzanie, użycie w materiałach promocyjnych) bez ograniczeń terytorialnych i czasowych. - Oświadczenie o legalności użytych materiałów i licencji (w tym fontów) oraz o rozliczeniu ewentualnych podwykonawców.
Odbiór, weryfikacja jakości i komunikacja
- Odbiór cząstkowy: każda partia; odbiór końcowy: komplet materiałów po korektach.
- Wykonawca zobowiązany do zapewnienia spójności makro-layoutu (siatki, rytmu typograficznego, hierarchii nagłówków) w całym dokumencie.
- Kanał komunikacji: e-mail i/lub współdzielona przestrzeń (folder projektu); zalecany changelog przy każdej wersji.
Postanowienia dodatkowe
- Cena ofert musi zawierać wszystkie koszty związane z zaprojektowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym koszty związane z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.
- Zastrzeżenie druku: Zamawiający planuje zlecenie druku w oddzielnym postępowaniu; niniejsze zamówienie wymaga pełnej gotowości do druku.
- Poufność/RODO: Wykonawca zachowuje poufność materiałów; przetwarzanie danych zgodne z RODO.
- Gwarancja jakości: usunięcie ujawnionych błędów merytorycznych/składu wykrytych w ciągu 30 dni od odbioru końcowego (jeśli wynikają z winy Wykonawcy).
Ostateczna liczba punktów (P) każdej z ocenianych ofert stanowić będzie suma punktów przyznanych we wszystkich kryteriach oceny ofert: „Cena” i „Ocena kreatywności” zgodnie ze wzorem:
P = C + K
gdzie:
P – łączna ocena punktowa oferty we wszystkich kryteriach oceny,
C – ocena oferty w kryterium „Cena”,
K – ocena oferty w kryterium „Ocena kreatywności”.
- Termin związania ofertą – 14 dni, tj. do 12.11.2025 r.
- Termin wykonania usługi – 12 tygodni od dnia podpisania umowy.
- Oferty wg wzoru stanowiącego zał. nr 1, powinny zawierać proponowaną cenę na wszystkie elementy zamówienia ujęte w opisie.
- Cenę za wykonanie zamówienia Wykonawca określi w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na wszystkie elementy zamówienia. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny.
Zastosowanie przez wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z 11.03.2004 r. (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) spowoduje odrzucenie oferty.
- Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie ważna oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, w kryterium oceny ofert.
- Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie podpisana umowa wg wzoru załącznika nr 2 do ogłoszenia (dotyczy zamówienia na kwotę powyżej 15000,00 zł. netto) lub zostanie wysłane pisemne zamówienie (kwota poniżej 15000,00 zł. netto).
- Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Od tej decyzji nie przysługują środki odwoławcze.
- Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Oferta cenowa na przygotowanie projektu graficznego i składu przewodnika po Arboretum, znak sprawy: DAZ.2540.862.2025” do 30.10.2025 roku do godz. 10:00 w skrzynce podawczej Instytutu portiernia budynku A, lub przesłać pocztą elektroniczną na adres:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
- Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia pod względem formalno-proceduralnym jest mgr inż. Radosław Rakowski tel. 575 771 655; e-mail:
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Zastępca Dyrektora
Instytutu Dendrologii PAN
dr hab. Ewelina Ratajczak, prof. ID PAN
Złączniki:
Nr 1 wzór oferty,
Nr 2 wzór umowy,
Nr 3 klauzula RODO,
Nr 4 wzór protokołu.
Nr 5 Oświadczenie o prawach autorskich
Kórnik 22.10.2025 r.